Manejar la nómina de tu empresa es uno de los puntos más importantes, un aspecto clave entre sobresalir o fracasar. Acompáñanos y descubre qué es mejor para tu empresa, un software de remuneraciones o una planilla de Excel.
Microsoft Excel es una herramienta que se ha venido usando desde hace más de 30 años en diferentes campos con excelentes resultados, y sin duda sigue siendo una herramienta increíble cuando es utilizada para el propósito adecuado.
Sin embargo, la tecnología ha avanzado considerablemente en los últimos años y las planillas de Excel no son la mejor herramienta para completar el ciclo de nómina de una empresa, considerando que la nómina no solo se trata de computar cheques de pago. En definitiva, usar una plantilla de Excel para la nómina de la empresa puede conducir a diferentes inconvenientes.
¿Por qué un Software de remuneraciones es mejor que Excel?
Como ya mencionamos, Excel se ha venido usado para la nómina desde hace mucho tiempo en el área de Recursos Humanos. El proceso inicia con la preparación de una plantilla de Excel y la introducción de los diferentes datos de los trabajadores. Incluyendo lo siguiente:
- Introducción de datos únicos de cada empleado, así como datos periódicos esenciales para procesar la nómina.
- Crear fórmulas para calcular los salarios
- Recolección de datos necesarios de múltiples fuentes para el cálculo de los salarios.
- Introducción manual de los datos recopilados en la plantilla de Excel.
Este es un proceso que debe repetirse cada mes al cuadrar la nómina, es un ejercicio pesado y laborioso. Debido a que la nómina es un proceso dinámico, un pequeño error en alguno de los pasos mencionados llevará inevitablemente a diferentes errores al procesar la nómina.
Ciertamente, Excel continúa siendo una herramienta excepcional para la creación de gráficos, la realización de cálculos complejos y el almacenamiento de los mismos, así como para la presentación de datos de forma sucinta. Sin embargo, la recopilación y el procesamiento de datos de nómina no es una de sus fortalezas.
En este caso un software de remuneraciones siempre será una mejor opción, este ayudará a eliminar las molestias e inconvenientes y garantizará una nómina sin errores. Te mostraremos los puntos en donde falla Excel y el software de remuneraciones destaca.
Compilación de datos
Recolectar los datos necesarios e introducirlos en la plantilla de Excel es una tarea que requiere de mucho tiempo. La hoja de cálculo debe ser actualizada varias veces, mientras se hace la recopilación de datos de los distintos departamentos.
Un software de remuneraciones integrado es capaz de obtener los datos necesarios de los diferentes departamentos cada mes, lo que simplifica grandemente el proceso. No será necesario esperar por la información solicitada.
Validación de datos
Para verificar los datos ingresados con exactitud con Excel es necesario realizar un proceso manual de las diferentes hojas de cálculos entre sí, lo que sin duda es un proceso complejo que toma mucho tiempo. Asimismo, la verificación final de la nómina también debe realizarse de manera manual.
Mientras que con el software de remuneraciones es posible incorporar controles en cada una de las etapas para hacer un proceso sencillo y los errores pueden ser detectados con facilidad sin necesidad de revisar cada parte del proceso.
Riesgo de errores
Procesar la nómina con Excel, significa manejar una gran cantidad de información de forma manual, lo que aumenta significativamente la probabilidad de cometer errores, sin mencionar los riesgos de fraude. Con un proceso automatizado, que es lo que se consigue con el software de remuneraciones, procesar la nómina es más sencillo y prácticamente libre de errores.
Actualización
Como mencionamos anteriormente, la creación de nómina es un proceso dinámico. Es decir, que cada mes se producen cambios en los datos a considerar, como incorporación de empleados, renuncias, jubilaciones, etc. En definitiva, la actualización de datos da una gran cantidad de trabajo para el departamento de Recursos Humanos.
Asimismo, cada cierto tiempo deben considerarse los cambios en las tablas de impuestos u otros requerimientos legales. Dichos cambios exponen a posibles errores de nómina, especialmente en grandes empresas. Con un software de remuneraciones, los datos serán actualizados de forma automática, sin errores.
Nivel de experiencia involucrado
El uso de hojas de cálculo de Excel requiere un personal capacitado en fórmulas y hojas de cálculo. Claro está que el personal que se encargue de la nómina de una empresa debe estar capacitado y en lo posible debe ser especialista en el manejo de nómina, sin embargo, el software de remuneraciones hará el trabajo mucho más fácil, ya que está diseñado para un trabajo intuitivo y conveniente.
Seguridad y respaldo de información
Los datos de la nómina de empleados incluyen información personal y fiscal que es confidencial y debe estar protegida. La pérdida de los datos puede ser un problema para el empleado y la empresa. Con un software de remuneraciones es posible evitar el acceso no autorizado a los datos de nómina. Asimismo, es posible usar opciones de almacenamiento en la nube, lo que disminuye los riesgos de pérdida de información. En las hojas de Excel la seguridad de los datos no está garantizada.
Tiempo consumido
Claro está que ahorrar tiempo es una de las grandes ventajas del uso de un software de remuneraciones. La eficiencia que se logra en el proceso ayudará a disminuir la carga y el tiempo invertido.
Esto permitirá que los trabajadores de Recursos Humanos dejen de hacer un trabajo repetitivo y lento, permitiéndoles concentrarse en tareas que agregan valor a la compañía. La utilización de un software de remuneraciones da como resultado la asignación eficiente de recursos.
Escalabilidad
A medida que la empresa crece, la cantidad de datos y la gestión de los mismos en la nómina con Excel se vuelve cada vez más complicado. Recolectar, organizar y almacenar los datos es mucho más sencillo con un software de remuneraciones, incluso cuando la cantidad aumenta.
Esperamos haber dejado claro cuál es el ganador, si aún te quedan dudas te invitamos a leer nuestros otros artículos, así como también te invitamos a revisar Rex+, el mejor software de remuneraciones.
