Optimizar procesos y digitalizar tareas se ha convertido en una tendencia cada vez más popular en las empresas chilenas y un claro ejemplo de esto es la firma digital.
Este método que deja de lado la firma tradicional que requería impresión de documentos y procesos más largos, es una solución que trae beneficios tanto para empleadores como para colaboradores.
En esta nota te contaremos más sobre la firma digital y las preguntas más frecuentes alrededor de ella.
¿Qué es una firma digital?
También llamada firma electrónica, es un código alfa-numérico que se asigna a una empresa o persona para validar su identidad en una plataforma digital.
Esta firma es equivalente a la firma tradicional manuscrita y está definida de manera legal como el mecanismo que permite confirmar la autenticidad de la autoría para alguna transacción o documento electrónico.
¿Es legal en Chile?
De acuerdo a la Ley N°19.799 , las firmas electrónicas son legales en Chile y esta norma regula los documentos electrónicos, mecanismos, servicios y empresas que se encargan de certificarlas.
La Ley N°19.799 otorga la misma validez a documentos que hayan sido suscritos a través de una firma electrónica que los que se realizaron con firma tradicional y un soporte impresa.
¿Debe tener respaldo o certificado?
Sí. Como mencionamos en el punto anterior, la Ley de Firma Electrónica define a los servicios que certifican las firmas digitales.
Por ejemplo, una empresa que ofrece el servicio de firma electrónica debe pasar por procesos de auditoría del Ministerio de Economía y otras entidades reguladoras con el objetivo de que esté cumpliendo con las normas técnicas, lo cual garantiza certeza jurídica.
¿Está la firma digital de Rex+ certificada?
Sí. Nuestra firma digital está respaldada por la Dirección del Trabajo a través de nuestra alianza con Sovos Chile, quienes cumplen con todos los estándares que ofrecen seguridad y cumplimiento de la Ley 19.799.
¿Cuáles son los beneficios de implementar firma digital en tu empresa?
Ahora que ya sabemos qué es y cómo se certifica la firma digital, es momento de hablar de sus grandes beneficios.
Para iniciar, la seguridad es un tema clave, pues todas las firmas y documentos estarán encriptados bajo estrictas normas de protección de datos.
Asimismo, la modernización alrededor de la firma digital permite que la empresa que la use potencie su camino hacia la transformación digital, sobre todo, las de sus recursos humanos.
Por otro lado, la firma digital permite trazabilidad de todos las solicitudes y documentos, así como el beneficio de poder firmarlos desde una PC o desde un smartphone, otorgando más independencia a tus colaboradores.
No olvidar la validez legal. Este punto es importante, pues la firma digital garantiza la validación de la Dirección del Trabajo.
Por último, un beneficio que puede parecer obvio pero que realmente ayuda a las empresas es que la firma digital agiliza de manera exponencial procesos entre los equipos. Tu área de RR.HH. se olvidará de materiales impresos y podrá notificar digitalmente para que tus colaboradores firmen documentos en cuestión de minutos.
¿Qué se puede firmar con la firma digital?
La firma digital de Rex+ permite a los empleadores y a los colaboradores revisar y firmar todos los documentos que requieran a través de PC o desde la app móvil.
Entre los documentos que pueden ser firmados digitalmente, están los contratos, anexos, finiquitos laborales, vacaciones y permisos, liquidación de sueldo y mucho más. Es decir, aligera trámites y reduce documentación impresa para potenciar la digitalización de la empresa.
¿Cómo funciona el módulo de firma digital de Rex+?
¡Es muy fácil! En primer lugar, se ingresa al Portal del Colaborador y se selecciona el menú “Firmas pendientes”. Luego, se ingresa al submenú y presiona “Firmar documentos pendientes”.
Entonces se selecciona el documento que se desea firma y tan solo se presiona “Firma documento” para que luego aparezca una ventana emergente en donde se visualizará el documento para ingresar PIN y firmarlo. ¡Simple y rápido!
¿Existen tipos de firma digital?
En Rex+ contamos con diferentes opciones de firma digital con ciertas características pero que buscan un solo objetivo: simplificar y optimizar tus procesos de recursos humanos.
La primera opción es la firma electrónica simple con la cual se aprueban documentos internos a través de la configuración de PIN de 6 dígitos que cada trabajador puede elegir.
Asimismo, la firma electrónica avanzada es la funcionalidad con protocolos de seguridad extra mediante el uso de un certificado digital (e-token) con una validación de identidad previa para el visado de documentos sensibles.
Cabe resaltar que está respaldada por nuestra alianza con Sovos, entidad certificada por el Ministerio de Economía a través de la Ley 19.799.
Además, en nuestra búsqueda de agilizar procesos y darle a nuestros clientes más y mejores funcionalidades, implementamos el método de la firma express, la cual facilita la manera de solicitar firmas a tus colaboradores. Con esta funcionalidad se puede crear una nueva firma y compartir el enlace de la misma para facilitar la gestión y procesos. Es decir, la persona que firma no deberá acceder a ninguna plataforma, solo podrá firmar con el link que se le proporcione.
Para conocer más sobre nuestra solución de firma digital, te invitamos a ingresar a nuestra web.
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