Para una empresa, gerente o administrador es esencial conocer los conceptos financieros que pueden tener influencia en la economía de la empresa. Aquí te diremos que es el flujo de caja, como crearlo y cómo mejorarlo en caso de que no esté obteniendo los resultados esperados. El manejo de estos conceptos puede contribuir con el éxito futuro de una empresa o negocio.
¿Qué es el flujo de caja?
El flujo de caja o de efectivo puede definirse como la cantidad neta de dinero en efectivo que recibe y desembolsa un ente en un espacio de tiempo determinado. Para que una entidad se mantenga activa en el negocio, es esencial mantener un nivel positivo de flujo de efectivo, así como también es necesario generar valor para los inversores.
El tiempo en el que se realiza un seguimiento de flujo de caja suele ser un periodo de informe estándar, como por ejemplo un mes, un trimestre o un año de actividad. Dicho seguimiento permite la detección de futuras necesidades dentro de la empresa.
¿Cómo se elabora un flujo de caja?
Los estados de flujo de caja pueden ser preparados de manera mensual, trimestral, anual o para el periodo que resulte útil para la empresa. En general, las empresas consideran que realizar un seguimiento mensual resulta beneficioso.
Vale destacar que existen diferentes software de contabilidad o empresas financieras digitales que permite crear un estado de flujo de caja de una forma rápida y fácil con solo ingresar la información adecuada. No obstante, puede elaborar fácilmente uno con cálculos sencillos siguiendo los siguientes pasos.
1. Iniciar con el Saldo de Apertura
Lo primero es colocar en la casilla del primer mes la cantidad total de efectivo que la empresa tiene en las cuentas bancarias.
2. Calcular el efectivo que entra
Lo ideal es hacer un cálculo del dinero que se espera recibir en el mes. Únicamente se incluye el dinero real que será recibido y no las ventas que se hayan ejecutado. Por ejemplo, si se firmó un contrato por 100.000 $ en un lapso de 6 meses próximos, pero solo se recibe el mes de cálculo 15.000 $, solo se incluirá los 15.000 $, ya que es efectivo que estaría disponible.
Se debe contar todo el ingreso, incluyendo cada uno de los cobros de las ventas anteriores realizadas a crédito, todas las transferencias con el dinero personal al negocio o cualquier préstamo que se haya solicitado en el periodo establecido. Es decir que se debe incluir cada centavo que ingrese al negocio, bien sea de ventas o prestaciones de servicio, inversiones o actividad financiera.
A esa cifra obtenida en este paso, se le debe sumar el saldo obtenido en el paso anterior para obtener el total de efectivo para dicho periodo.
3. Determinar el efectivo saliente
Es momento de ingresar todos los pagos que se espera realizar durante el mes. Se debe incluir elementos como alquiler, inventarios, sueldos, impuestos, pago de créditos, etc. Se debe considerar todo lo que se gastará durante ese mes.
Si cuenta con una factura anual como por ejemplo un seguro, pero se debe pagar en una sola parte o en dos, el pago debe incluirse como gasto del mes en que se cancelará.
4. Restar los usos de efectivo del total de efectivo
Esto quiere decir que se debe restar el monto obtenido en el paso 3 del saldo de efectivo que sería el monto del paso 1 y 2. El monto que se tiene actualmente como resultado es la cantidad de efectivo que tendrá la empresa o negocio a final de mes.
De igual forma será el saldo de apertura para el próximo mes.
Problemas del flujo de caja
Si el número obtenido en el cálculo del flujo de caja es negativo, quiere decir que la empresa tendrá un déficit o no tendrá liquidez, es decir que no tendrá efectivo suficiente para cubrir sus gastos. Siendo este quizás el problema financiero más común que actualmente enfrentan las compañías.
Básicamente, cuando las salidas de efectivo son mayores a las entradas de efectivo, las empresas pueden tener problemas para cancelar sus deudas y los diferentes gastos que se presenten. Los problemas de flujo de efectivo pueden surgir de márgenes de beneficio bajos, problemas de facturación y cobro de pagos, y una inversión excesiva en inventario o capacidad.
¿Cómo resolver problemas de flujo de caja?
Crear un plan de supervivencia empresarial a corto plazo
Desglosar el plan de negocios actual, procesos, transacciones, ingresos, egresos. Contar con esta información y hacerla accesible puede brindar una proyección de flujo de efectivo más precisa en momentos normales. En situaciones extraordinarias puede resultar de ayuda para hacer una predicción de cómo la reducción tendrá efecto en el negocio.
Disminuir gastos
Ciertamente, la reducción de gastos no es sencillo, con el plan de supervivencia se podrá ver cuáles gastos son esenciales y cuáles no. Algunos cambios pueden ser útiles para recuperar un flujo de efectivo positivo.
- Suspender los servicios no esenciales de manera temporal.
- Cancelar servicios prémium.
- Cambiar a proveedores menos costosos.
- Disminuir costos operativos.
Acelera las cuentas por cobrar
Existen algunas cosas que se pueden hacer para acelerar las cuentas por cobrar como, por ejemplo, enviar facturas antes, revisar los ciclos de facturación y las condiciones de pago. Dividir los pagos en cuotas cortas, solicitar el pago de cuentas vencidas, solicitar pagos parciales por adelantado, aceptar diferentes métodos de pago, cobrar deudas pendientes.
Utilizar servicios automatizados de facturación
Existen plataformas digitales como Fingo que permite realizar el proceso de facturación por un bajo costo. Esto te permitirá que el proceso de cobro y facturación sea ejecutado sin demora, permitiéndote mantener un flujo de efectivo positivo. El objetivo de plataformas como Fingo es que ellos se encarguen de todo el proceso financiero sin demora, manteniendo la solvencia de tu empresa.
Esperamos que la información presentada te sirva al momento de crear tu flujo de efectivo. De igual forma te invitamos a probar Fingo, puedes ver el simulacro con solo ingresar a su página https://www.fingo.cl/
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