Hay muchas reuniones virtuales estériles que nos retrasan y alejan a los equipos de sus metas en lugar de acercarlos. Diferentes estudios demuestran que asistimos a más reuniones de las que se necesitan.
Tener un propósito claro y comunicarlo
Si estás pensando en organizar una reunión con tus colaboradores, debes tener claro el propósito de esta y comunicárselo a cada uno de los participantes.
Por otro lado, si debes asistir a una reunión y desconoces el propósito, pregunta al organizador.
En general, es fundamental que exista una buena comunicación entre todos los participantes, de manera que todos aprovechen su tiempo de trabajo al máximo y saber de qué va esa reunión puntual, ayuda mucho.
Considera si una reunión es realmente necesaria
Si no puedes encontrar una razón por la que realmente se requiere una reunión, considera una segunda alternativa.
Muchas veces la información puede compartirse por documentos explicados con comentarios detallados, así como con mensajes de video grabados, que pueden de cierta manera ahorrar tiempo tanto a ti como a los colegas.
Prepara una agenda clara
Para lograr una buena comunicación en cualquier tipo de reunión es importante contar con una agenda bien estructurada.
Las personas por lo general prefieren la previsibilidad a un momento de incertidumbre al presentarse nuevas circunstancias, así que es de gran importancia tener y dejar claro lo que sucederá a lo largo de la reunión. Recuerda destacar frecuentemente lo que se va a hacer y cómo se va a hacer.
Convoca solo aquellos que sea necesario y no des pie a reuniones que sean improductivas
No importa el número de personas que invites o convoques, lo importante es que cada una de las personas presentes cumplan un cometido. Es bastante común que se inviten personas solo por no dejarlos por fuera, lo cual es un sinsentido.
Piénsalo, si una persona no tiene un papel dentro de la reunión, o simplemente la información no le resulta relevante, perderá algunas su tiempo al asistir, y eso es sin duda más ofensivo que “perderse de algo”.
Por eso, al momento de organizar una reunión, analiza quiénes se benefician y quiénes tienen una función esencial dentro de la misma. Así, como todos los participantes están en sintonía, la comunicación será mucho más efectiva.
Considera cuidadosamente la configuración de tu cámara y los mensajes que deseas enviar
A pesar de que las videollamadas o videoconferencias cada vez son más comunes, no todo el mundo presta la atención necesaria en el encuadre visual y el fondo. Sin embargo, es de gran importancia preparar lo que las personas verán a través de la cámara.
Ciertamente, no es posible controlar la preparación de cada participante de la reunión, pero es posible controlar qué tan comprometido se ve el escenario y la energía que se mostrará.
Hacer la verificación y configuración de la cámara de manera que no se presenten inconvenientes al iniciar la reunión, eliminando todo lo que pueda ocasionar distracciones en la misma, facilitará la comunicación.
Hazte entender
Sin importar si estás moderando, liderando o participando en una reunión con un grupo más grande de personas, es esencial transmitir tu punto de vista y asegurarte de que se comprende lo que quieres decir.
A pesar de que algunos dominan y llamarán más la atención, todos los convocados deben transmitir su punto de vista y opinar frente al de los demás para lograr una comunicación efectiva.
Además si se logra que todos los participantes intervengan activamente, será mucho más sencillo llegar a un consenso.
