En la actualidad la firma digital se ha convertido en una de las principales claves para mejorar los negocios y empresas. Cada vez más empresas están implementando esta tecnología para agilizar sus trámites y ofrecer un mejor servicio al cliente, con el objetivo de tener mejor posición en el mercado.
Sin embargo, suele ser muy común que en muchos casos asociemos el significado de una firma digital a una firma electrónica debido a que son conceptos similares. Por esta razón es importante no sólo conocer sus principales diferencias sino también su definición.
¿Qué es firma digital?
Por lo general, asociamos este concepto con una foto de una firma manuscrita colocada en un archivo PDF, sin embargo, esta funciona de una manera diferente.
La firma digital es un algoritmo que permite validar la integridad y autenticidad de un documento. Consiste en un método criptográfico dividido en dos secuencias de caracteres diferentes.
Esta funciona utilizando procesos matemáticos que asocian al emisor del documento o mensaje y permiten al receptor identificar al firmante para asegurarse de que el contenido no ha sido modificado.
Características de la firma digital
- Facilidad para firmar en línea desde cualquier lugar
Gracias a la firma digital tenemos un mejor control de nuestro tiempo, firmando desde la comodidad del hogar, desde el celular o computador portátil con el mismo valor legal que una firma tradicional.
- Es mucho mejor que una firma en papel
No sólo es más seguro que firmar sobre papel, sino que también evita problemas como el traspapeleo, perdida de documentos y además disminuye el uso de papel, convirtiéndose en un beneficio tanto para la empresa como para la sociedad.
- El documento no puede ser alterado
Si un documento que ha sido firmado de manera digital se modifica sin autorización, aparecerá una alerta de que dicho documento ha sido modificado, o simplemente quien intente modificarlo no tendrá acceso.
Diferencia entre la firma digital y la electrónica
La firma electrónica representa a la firma tradicional pero ahora en un medio digitalizado. Esta utiliza una serie de información del firmante como evidencia de su consentimiento, bien puede ser su correo electrónico, la dirección IP, datos biométricos, entre otros.
Por otro lado, la firma digital surge como una versión avanzada de la firma electrónica, cuya diferencia principal es su método avanzado de encriptación, el cual contiene datos del firmante, su consentimiento e información que solo puede reconocer el emisor y el receptor, convirtiéndolo en un documento más seguro.
¿Por qué es necesario para las empresas el uso de firma digital?
- Agilidad
Su implementación en las operaciones de la empresa es una pieza fundamental para acelerar los procesos empresariales, lo que aumenta la eficiencia y la productividad.
- Ahorro y optimización
La firma digital nos permite disminuir los costos de envíos y recepción de documentos de forma física, optimizando así los recursos para que estos puedan ser aprovechados en áreas de mayor valor.
- Seguridad
Uno de los beneficios que nos aporta la firma digital es la seguridad que brinda dentro de los medios electrónicos. El modelo de encriptación se basa en dos “claves”, esto permite vincular la identidad del firmante al mensaje o documento evitando falsificaciones o fraudes.
- Facilidad y accesibilidad
La firma digital nos facilita la realización de trámites en línea y podemos acceder fácilmente a estos documentos ya que son almacenados en la nube, lo que nos permite trabajar en un área más cómoda y organizada.
Qué documentos puedo firmar con firma digital
Por lo general solemos utilizarla para facilitar operaciones empresariales que requieren de una firma presencial dentro de la vida cotidiana. Algunos de los documentos que firmamos de manera digital con mayor frecuencia son los siguientes:
- Contratos bancarios electrónicos.
- Pago Automático de Cuentas (PAC).
- Documento electrónico laboral.
- Sistema de pensiones.
- Contratos de fondos mutuos.
- Póliza electrónica de seguros.
- Seguro Electrónico Obligatorio de Accidentes Personales (SOAP).
- Documentos establecidos en la NCG 12.
- Contratos laborales
- Actas y títulos universitarios
- Autorizaciones
- Registros
Como puedes ver a pesar de que son dos conceptos relacionados, tienen claras diferencias entre sí, y a su vez, su implementación en las empresas otorga grandes beneficios y ventajas que son fundamentales para el mejoramiento de las operaciones y procesos empresariales. firma digital
