Herramientas y metodologías para un onboarding digital exitoso

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El onboarding de un candidato se refiere a la forma de gestionar el ingreso de un nuevo colaborador a la empresa. Durante el proceso se desencadenan otras tareas que antes del teletrabajo eran más fáciles de gestionar, pero que ahora deben ser reinventadas para una correcta gestión de recursos humanos.

¡Pero no te preocupes! Si no conoces la forma de hacer estas tareas de forma digital, en este post te contamos de manera sistemática cómo hacer este proceso lo más efectivo posible. 

1: Firma Digital 

El primer paso luego de darle la buena noticia a tu candidato, es gestionar los documentos para su ingreso. Por lo general son formatos que deben ser firmados y archivados para un respaldo de ambas partes. Anteriormente, esto se hacía de manera manual así como también la práctica de imprimir el documento, firmarlo y enviar la foto por correo. Si bien estos métodos pueden ser “efectivos” son poco prácticos. 

Para solventar este percance, existen soluciones de software que permiten crear una firma digital para validar documentos. Un claro ejemplo de esto es nuestro software Rex+ que integra esta funcionalidad para que el área de recursos humanos de una empresa y el colaborador mantengan un registro de todos sus documentos como contratos, liquidaciones, certificados, entre otros. 

Rex+ Firma electrónica

2: Capacitaciones, Inducciones, Herramientas

En esta fase del proceso de onboarding digital, es ideal que la empresa dote al colaborador con herramientas para mejorar su bienestar laboral como notebook, sillas, escritorios, monitores (según la realidad de cada empresa). 

Pero en esta fase, también se suma el proceso de inducción, y es aquí donde muchos entran en colapso, debido a que la mayoría de las empresas no cuentan con un proceso eficiente de inducción y suelen tener documentos, guías y videos que pueden en distintas plataformas que logran ralentizar la adquisición de nuevos conocimientos. 

Una excelente forma de automatizar este proceso es con la llegada de las plataformas de aprendizaje digitales, es básicamente lo mismo que las plataformas de cursos online. Conociendo esta problemática, nuestros desarrolladores crearon Aula Rex+, una plataforma de aprendizaje que funciona con la modalidad “Flipped Classroom” es decir, combina distintos tipos de contenidos para brindar la mejor experiencia de aprendizaje a tu colaborador, ya sea en una fase de inducción o en un plan de crecimiento profesional que tenga tu empresa. 

3: Ser cercano a tu nuevo integrante

Empapa a tu colaborador de la cultura organizacional de tu empresa, cuéntale cómo es el resto del equipo y su forma de relacionarse entre sí. Al ser nuevo en la empresa, se necesita información para conocer cómo funcionan las cosas en su nuevo ambiente laboral. en nuestro post “¿Cómo liderar a tu equipo de trabajo en pandemia?” te mostramos como implementar de la mejor forma posible estas acciones. . 

Otro punto importante es delimitar sus funciones dentro de la empresa para que pueda cumplir con los objetivos y pueda progresar en las peticiones. También debes entregarle la mayor cantidad de información posible para que se adapte a los tipos de entregables que exige la empresa.

Al no estar en la oficina, es más complicado que tu colaborador se integre con el equipo. Es recomendable hacer seguimiento constante para apoyarlo y guiarlo de manera semanal, esto lo canalizará en cumplir los objetivos propuestos. 

4: Da a conocer a tu nuevo colaborador

Anteriormente, el equipo de RRHH acompañaba al nuevo talento en un recorrido por la oficina y lo presentaba a todo el equipo, pero las cosas han cambiado un poco. Para no acabar con esta buena tradición, es ideal crear reuniones semanales con todo tu equipo a través de alguna plataforma como Zoom, Teams, Hangouts y dar a conocer a los nuevos integrantes del equipo. En Rex+ manejamos esta modalidad de ingreso para crear buenas conexiones con todos los integrantes de la empresa y lo complementamos con comunicaciones corporativas mediante nuestra app Noti para informar a los que no pudieron integrarse a la reunión. 

5: Inicio de actividades

Para que tu trabajador pueda ejecutar sus funciones tranquilamente, es esencial que la empresa cuente con plataformas de oficinas virtuales como Microsoft, Google, Citrix, entre otros. Al ser de uso común en la empresa, se facilita el compartir documentos, hacer reuniones, calendarizar eventos, entre otros. 

Puedes complementar estos tips en el webinar Cómo mejorar la experiencia de nuevos colaboradores durante teletrabajo dictado por las especialistas Marcela Jiménez, Mariana Costas y Thais Ebner de nuestro partner Mandomedio, quienes brindarán los mejores consejos para que este proceso sea mucho más práctico y beneficioso para todos. 

El teletrabajo o la pandemia ya no es motivo para dejar de hacer lo que hacías antes, es cuestión de reinventarse y apoyarse lo más posible en la tecnología para lograr mejores resultados.

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