Este año, la Dirección del Trabajo (DT) en Chile implementó importantes modificaciones en la normativa de los sistemas de control de asistencia. Estas actualizaciones buscan fortalecer la transparencia, la seguridad de los datos, y garantizar una gestión más justa y eficiente.
Para compartir esta importante información que todo gestor de Recursos Humanos debe conocer, conversamos con Isaac Cornejo, Product Owner Prosago en Gaxu Soluciones S.A. una empresa Visma. ¡Te contamos los cambios a continuación!
Las principales modificaciones
1. Métodos de Marcaciones
Ahora es obligatorio que los sistemas incorporen al menos dos métodos de identificación para los registros de asistencia. Uno de estos métodos no puede utilizar biometría ni datos personales sensibles, promoviendo mayor diversidad y protección de la información.
2. Restricción de Bloqueos del Sistema
La normativa prohíbe ciertos bloqueos que afectan la operatividad:
- Bloqueo de equipos donde se registran marcaciones.
- Bloqueo de aplicaciones de PC o smartphones usadas para marcaciones remotas.
- Bloqueo basado en geolocalización fuera de los lugares definidos para marcar.
- Bloqueos temporales para trabajadores con licencia médica, permisos o en uso de feriados.
3. Portal del Fiscalizador
El acceso de la DT a los sistemas de control ha sido simplificado, permitiendo una supervisión efectiva. Los empleadores son notificados por correo en caso de fiscalización, eliminándose el acceso mediante IPs fijas para garantizar mayor seguridad en la información.
4. Ajustes en Marcaciones
Se establece que las modificaciones o ajustes en las marcaciones solo podrán realizarse hasta el día hábil siguiente al evento que requiere corrección, fomentando mayor exactitud y control.
5. Firma Electrónica de Documentos Laborales
Se introduce la posibilidad de emitir y firmar electrónicamente documentos laborales, como anexos y notificaciones. Aunque su uso no es obligatorio, esta medida facilita la gestión administrativa.
6. Actualización de Reglamentos Internos
Los empleadores deben incluir en sus reglamentos internos procedimientos específicos para el uso de sistemas de asistencia, definiendo claramente las responsabilidades de todas las partes.
7. Compensación de Horas Extras
Con la Ley de 40 horas, los empleadores deben gestionar la compensación de horas extras mediante notificaciones automáticas y solicitudes formales, siempre bajo un acuerdo firmado entre ambas partes.
8. Reportes Normativos y Filtros Avanzados
Los sistemas ahora ofrecen reportes ampliados y filtros avanzados para facilitar la búsqueda de trabajadores, mejorando la accesibilidad a la información y los procesos de fiscalización.
9. Trabajadores de Empresas de Servicios Transitorios (EST)
Las empresas usuarias deben garantizar acceso limitado a los sistemas para verificar horarios, pero sin modificar registros. Los comprobantes de marcación deben enviarse también a las EST, promoviendo transparencia.
10. Protección de Datos Personales
Se refuerzan las medidas para proteger los datos personales bajo la Ley N.º 19.628, incluyendo mayores restricciones sobre transferencias de datos a terceros y obligaciones más claras para los prestadores de servicios.
11. Responsabilidades de los Empleadores
Los empleadores deben:
- Usar sistemas autorizados por la DT y mantenerlos actualizados.
- Garantizar la generación de reportes diarios y conservar información histórica por cinco años.
- Facilitar los procesos de fiscalización y capacitar a los trabajadores en el uso de la plataforma.
- Evitar prácticas sancionables, como alterar datos o bloquear marcaciones.
12. Responsabilidades de los Prestadores de Servicio
Los prestadores serán responsables de fallas operativas, incumplimientos normativos y manejo indebido de datos, excepto cuando estos sean atribuibles a terceros. Existen procedimientos claros para enfrentar posibles incumplimientos y evitar la cancelación de autorizaciones.
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¿Por qué la DT realiza estas modificaciones?
Isaac Cornejo nos indica que estas modificaciones generadas en el presente año responden a la necesidad de la DT y las empresas a adaptarse a avances tecnológicos, proteger los derechos laborales, cumplir con cambios legales, mejorar la fiscalización y reforzar la seguridad de datos.
“Además, busca estandarizar las funcionalidades de los sistemas, estableciendo criterios uniformes que aseguren transparencia, accesibilidad y condiciones equitativas para empleadores y trabajadores, facilitando la supervisión y el cumplimiento normativo.”
¿Qué recomendar a una empresa que está cotizando un sistema de control de asistencia?
Para cotizar un sistema de control de asistencia, se debe considerar lo siguiente:
- Cumplimiento Normativo: Verificar que el sistema esté autorizado por la Dirección del Trabajo (DT).
- Identificación del Trabajador: Asegurarse que el sistema ofrezca al menos dos métodos de identificación, como biometría y tarjetas o claves, que uno de esos métodos no sea biométrico, para garantizar accesibilidad y continuidad operativa.
- Acciones Prohibidas: Verifica que el sistema impida cualquier acción prohibida relacionada con la información gestionada y que cumpla plenamente con la normativa vigente.
- Protección de Datos: Confirma que el sistema implemente estándares de seguridad robustos y que gestione adecuadamente la eliminación de datos personales.
- Reportes Personalizados: Prioriza plataformas que generen reportes detallados adicionales a los requeridos por la DT sobre asistencia, horas extras e inasistencias, que cumplan con las exigencias de la DT.
- Firma electrónica de documentos laborales: Asegúrate que el sistema permita la emisión y firma electrónica simple de 4 tipos de documentos: anexos, pactos, notificaciones y solicitudes, incluyendo la compensación de horas extras, cumpliendo con la normativa vigente y utilizando métodos seguros como contraseñas o biometría.
- Compensación de horas extras por días de descanso adicionales: Verifica que el sistema gestione correctamente la compensación de horas extras registrando su acumulación y permitiendo el canje por días de descanso, garantizando transparencia y cumplimiento legal.
- Facilidad de uso: Opta por un sistema con una interfaz intuitiva, acceso remoto y compatibilidad con múltiples dispositivos para facilitar la gestión de trabajadores y empleadores.
- Integración y Escalabilidad: Verifica que el sistema pueda integrarse con software existente, como nómina o RRHH, y que se adapte al crecimiento de la empresa.
- Soporte Técnico y Actualizaciones: Asegúrate de contar con soporte continuo del proveedor y actualizaciones que mantengan la operatividad del sistema.
- Costos totales: Evalúa no solo el precio inicial, sino también costos asociados a mantenimiento, soporte y actualizaciones, considerando el retorno de inversión.
- Reputación del Proveedor: Escoge un proveedor con experiencia comprobada en el mercado, revisa referencias de otros clientes y analiza su trayectoria.
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