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Hoy más que nunca, elegir un software de RRHH no solo implica eficiencia operativa, sino también garantizar la protección de datos sensibles de los colaboradores. En un contexto donde la digitalización avanza rápidamente en Chile, las empresas están expuestas a riesgos como filtraciones, accesos indebidos y ciberataques.
Por lo tanto, contar con un software de recursos humanos que integre altos estándares de seguridad, cumplimiento normativo y buenas prácticas es clave para proteger la información laboral y evitar sanciones legales. En este artículo, revisaremos qué funcionalidades de seguridad debe tener un sistema moderno y cómo elegir la mejor opción para tu empresa.
¿Por qué debo mantener los datos de empleados seguros?
La información de los colaboradores es uno de los activos más sensibles dentro de una organización. Un software de RRHH Chile debe resguardar datos personales, financieros y contractuales que, en caso de filtración, pueden afectar directamente la privacidad de las personas.
Además, mantener estos datos protegidos no solo es una buena práctica, sino una obligación legal. Además, resguardar estos datos no solo es una buena práctica, sino una obligación legal. Según la Ley N°19.628 sobre protección de la vida privada en Chile, las empresas deben garantizar el tratamiento adecuado de la información personal. A este marco se suma la Ley N°21.719 (publicada en diciembre de 2024), que moderniza el régimen de protección de datos y entrará en plena vigencia en diciembre de 2026.
Por otro lado, la confianza interna también está en juego. Cuando los colaboradores perciben que su información está segura, aumenta la credibilidad hacia la organización y mejora la experiencia del empleado.
¿Qué información se puede vulnerar?
Un software integral de RRHH gestiona múltiples tipos de datos críticos. Entre ellos se encuentran:
- Datos personales: nombre, RUT, dirección, estado civil.
- Información contractual: tipo de contrato, anexos, fechas de vigencia.
- Información financiera: sueldos, bonos, cotizaciones previsionales.
- Datos de salud: licencias médicas o información sensible.
Esta información, almacenada en un sistema de remuneraciones, puede ser altamente atractiva para ciberdelincuentes.
Además, los sistemas que no cuentan con estándares como ISO 27001 —norma internacional de gestión de seguridad de la información— son más vulnerables a ataques, lo que aumenta el riesgo de pérdida o manipulación de datos.
¿Cómo pueden utilizar esta información?
Cuando ocurre una brecha de seguridad, la información puede ser utilizada de diversas formas. Por ejemplo, el robo de identidad es uno de los riesgos más comunes, especialmente cuando se accede a datos como el RUT o cuentas bancarias.
Asimismo, la información financiera puede ser utilizada para fraudes o extorsión. En entornos empresariales, esto puede escalar rápidamente a problemas reputacionales o incluso legales.
En este sentido, un software de RRHH con medidas avanzadas de seguridad permite prevenir estos escenarios mediante controles de acceso, encriptación y monitoreo constante.
Ley de Protección de Datos Personales en Chile: ¿qué dice la normativa vigente?
En Chile, la regulación principal ha sido históricamente la Ley N°19.628 sobre protección de la vida privada. Sin embargo, en diciembre de 2024 se publicó la Ley N°21.719, que moderniza el régimen de protección de datos personales, crea la Agencia de Protección de Datos Personales y alinea la normativa chilena con estándares internacionales como el GDPR europeo. Esta ley entrará en plena vigencia en diciembre de 2026, por lo que las empresas deben prepararse desde ya.
Principios de la Ley de Protección de Datos en Chile
- Licitud: Los datos personales solo pueden tratarse cuando existe autorización del titular o una base legal que lo permita.
- Finalidad: La información debe recopilarse para un propósito específico, explícito y legítimo, sin usos posteriores incompatibles.
- Proporcionalidad: Solo se deben recolectar los datos estrictamente necesarios para cumplir el objetivo definido.
- Calidad de los datos: Los datos deben ser exactos, actualizados y verídicos, evitando errores que puedan afectar al titular.
- Seguridad: Se deben implementar medidas técnicas y organizativas para proteger la información frente a accesos no autorizados, pérdidas o filtraciones.
- Confidencialidad: Toda persona que tenga acceso a datos personales debe resguardar su privacidad y no divulgarlos sin autorización.
- Responsabilidad: La empresa es responsable del tratamiento de los datos y debe demostrar que cumple con la normativa vigente.
- Transparencia (información): El titular debe ser informado sobre qué datos se recopilan, para qué se utilizan y quién los gestiona.
Esto implica que las organizaciones deberán elevar sus estándares de seguridad, especialmente en el uso de herramientas digitales como un software de recursos humanos.
¿Cómo deben actuar las áreas de recursos humanos?
Las áreas de recursos humanos cumplen un rol clave en la protección de datos personales dentro de la organización. No solo administran información sensible de los colaboradores, sino que también son responsables de asegurar que su uso cumpla con la normativa vigente.
En este contexto,el área de RRHH debe adoptar un enfoque preventivo, estructurado y apoyado en tecnología. Esto implica no solo definir políticas, sino también implementar controles concretos en el día a día, especialmente cuando se utiliza un software de RRHH para gestionar procesos críticos como remuneraciones, contratos o documentación laboral.
Además, es fundamental que el área trabaje de forma coordinada con TI y legal, asegurando que los procesos estén alineados con la Ley de Protección de Datos y que exista trazabilidad sobre el uso de la información. De esta manera, se reduce el riesgo de errores humanos y se fortalece la cultura de seguridad dentro de la empresa.
Pasos recomendados para RRHH en la gestión segura de datos
Paso clave | ¿Qué implica? | Impacto en la empresa |
1. Definir políticas de protección de datos | Establecer lineamientos claros sobre el uso, acceso y almacenamiento de información de colaboradores. | Reduce riesgos legales y estandariza procesos internos. |
2. Controlar accesos por rol | Limitar la visualización y edición de datos según el perfil del usuario dentro del sistema. | Evita accesos indebidos y protege información sensible. |
3. Capacitar al equipo | Formar a colaboradores y líderes en buenas prácticas de seguridad y privacidad. | Disminuye errores humanos y fortalece la cultura organizacional. |
4. Implementar tecnología segura | Utilizar un software de recursos humanos con cifrado, monitoreo y cumplimiento normativo. | Automatiza la seguridad y mejora la eficiencia operativa. |
5. Realizar auditorías periódicas | Revisar accesos, procesos y posibles vulnerabilidades en la gestión de datos. | Permite detectar riesgos y mejorar continuamente. |
6. Asegurar trazabilidad | Registrar quién accede, modifica o utiliza la información dentro del sistema. | Facilita la fiscalización y el cumplimiento legal. |
En definitiva, las áreas de RRHH deben evolucionar desde un rol operativo a uno estratégico en la gestión de datos. Apoyarse en un software integral de RRHH no solo facilita esta tarea, sino que permite cumplir con la normativa chilena de forma más eficiente y segura.
Multas y sanciones
La Ley N°21.719 establece un régimen sancionatorio robusto, con infracciones clasificadas como leves, graves y gravísimas. Las multas pueden alcanzar hasta 20.000 UTM en los casos más severos, además de generar daños reputacionales significativos para las organizaciones.
Adicionalmente, bajo la nueva Ley N°21.719 las sanciones contemplan multas proporcionales y la responsabilidad recae directamente sobre el responsable del tratamiento de datos.
Por lo tanto, contar con un software de RRHH que garantice cumplimiento legal es una inversión estratégica, no un gasto.
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¿Cómo mantener la información de mis empleados de forma segura?
Para proteger la información, es fundamental implementar medidas concretas dentro del software de recursos humanos:
- Encriptación de datos (en tránsito y en reposo).
- Autenticación multifactor (MFA).
- Control de accesos por perfiles.
- Backups automáticos y seguros.
- Monitoreo y alertas ante actividades sospechosas.
Además, certificaciones como ISO 27001 garantizan que el proveedor cumple con estándares internacionales de seguridad.
Por otro lado, el uso de plataformas cloud seguras permite acceder a la información desde cualquier lugar, con respaldos automáticos y actualizaciones permanentes de seguridad.
¿Cómo elegir un software de RRHH que cumpla con la legislación laboral chilena?
Al elegir un software de RRHH Chile, es importante considerar:
- Cumplimiento con la Dirección del Trabajo (DT).
- Integración con el Libro de Remuneraciones Electrónico.
- Seguridad certificada (ISO 27001 u otros estándares).
- Soporte local especializado.
- Actualizaciones constantes según cambios legales.
Además, es recomendable optar por soluciones que integren múltiples funcionalidades, como gestión de personas, asistencia y remuneraciones, en un solo software integral de RRHH.
¿Cómo funciona el blindaje digital de Rex?
En el caso de Rex, su plataforma ha sido diseñada con un enfoque en seguridad y cumplimiento. Este software de RRHH integra múltiples capas de protección para resguardar la información de las empresas.
Por ejemplo, incorpora controles de acceso avanzados, encriptación de datos y monitoreo constante. Además, permite gestionar contratos, remuneraciones y documentos laborales en un entorno seguro y centralizado.
Asimismo, Rex se mantiene actualizado con la normativa chilena, asegurando que las empresas cumplan con sus obligaciones legales sin fricciones.
Protege los datos de tus colaboradores con un software de RRHH seguro y certificado
En un entorno cada vez más digital, la seguridad de la información ya no es opcional. Un software de RRHH debe ir más allá de la gestión operativa y convertirse en un aliado estratégico para proteger los datos de los colaboradores.
Por lo tanto, elegir una solución segura, certificada y alineada con la legislación chilena es clave para evitar riesgos, fortalecer la confianza interna y asegurar la continuidad del negocio.
Invertir en tecnología segura no solo protege a la empresa, sino también a las personas que la conforman.
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Un software de RRHH debe incluir encriptación de datos (en tránsito y en reposo), autenticación multifactor (MFA), control de accesos por rol, backups automáticos y monitoreo constante de actividad. Además, es recomendable que cuente con certificaciones como ISO 27001 para garantizar el cumplimiento de estándares internacionales de seguridad.
En el mercado chileno destaca Rex, un software integral de RRHH que combina gestión de personas, remuneraciones, firma digital y cumplimiento legal en una sola plataforma, con certificación ISO 27001 que respalda su seguridad.
La ISO 27001 es una norma internacional que certifica los sistemas de gestión de seguridad de la información (SGSI), asegurando que los datos estén protegidos frente a accesos indebidos, filtraciones y pérdidas. Para un software de RRHH es clave, ya que gestiona información sensible como contratos, remuneraciones y datos personales de los colaboradores. Conoce más sobre cómo Rex cumple con ISO 27001.
Debes verificar que cumpla con la Ley N°19.628 sobre protección de la vida privada, la Ley N°21.719 de Protección de Datos Personales (vigente desde diciembre de 2026), cuente con actualizaciones legales periódicas, permita integraciones con organismos como la Dirección del Trabajo (contratos, finiquitos, Libro de Remuneraciones Electrónico) y tenga certificaciones de seguridad como ISO 27001.
