La nueva ley de protección de datos en Chile marcará un antes y un después en la forma en que las empresas gestionan la información personal de sus colaboradores. Para los líderes y jefes de recursos humanos, este cambio implica no solo cumplir con la normativa, sino también replantear los procesos internos de gestión de personas y adoptar tecnologías que garanticen la seguridad de los datos.
En este artículo explicaremos en qué consiste la ley, cuándo entra en vigencia, qué cambios deben implementar las empresas y cómo un software de recursos humanos como Rex+ puede ayudar a cumplir con la normativa de manera eficiente.
¿En qué consiste la Ley de Protección de Datos?
La Ley N° 21.521 sobre Protección de Datos Personales fue publicada en agosto de 2024 y reemplaza la normativa anterior de 1999. Su objetivo es fortalecer los derechos de las personas sobre su información y establecer obligaciones más claras para quienes la recopilan, almacenan y procesan.
En el caso de las áreas de recursos humanos, la ley regula cómo se deben manejar los datos sensibles de los colaboradores, como información de salud, contratos de trabajo, remuneraciones, historial de licencias médicas y otros registros. Esto significa que la empresa debe garantizar un tratamiento legítimo, transparente y seguro de la información.
Según la Biblioteca del Congreso Nacional, la ley también crea la Agencia de Protección de Datos Personales, organismo encargado de fiscalizar y sancionar a quienes incumplan la normativa.
¿Cuándo entra en vigencia la ley?
La nueva ley de protección de datos personales en Chile entrará en vigencia 24 meses después de su publicación en el Diario Oficial, es decir, en agosto de 2026. Este plazo busca dar tiempo a las empresas para ajustar sus procesos, implementar sistemas tecnológicos adecuados y capacitar a sus equipos.
Sin embargo, esperar hasta el último momento puede ser riesgoso. Las áreas de gestión de personas deben comenzar desde ya a evaluar cómo almacenan la información de sus trabajadores, qué medidas de seguridad existen y si cuentan con un sistema de RH que permita cumplir con los estándares que exigirá la normativa.
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¿Qué cambios deben hacer las empresas para cumplir con la ley?
El cumplimiento de la ley de protección de datos personales Chile implica cambios en varios niveles dentro de la empresa, especialmente en recursos humanos:
Transparencia en el tratamiento de datos: las empresas deberán informar claramente a los colaboradores para qué se usan sus datos y obtener su consentimiento cuando corresponda.
Medidas de seguridad reforzadas: será necesario implementar protocolos de seguridad digital y física que impidan accesos no autorizados.
Gestión responsable de la información: definir plazos de almacenamiento, procedimientos de actualización y mecanismos para eliminar datos cuando ya no sean necesarios.
Capacitación interna: los equipos de recursos humanos deberán estar formados en los principios de la nueva normativa.
Adicionalmente, los software de recursos humanos jugarán un papel clave, ya que centralizan la información de manera segura, permiten trazabilidad y reducen la posibilidad de errores humanos en el manejo de datos sensibles.
¿Qué acciones se consideran que violan la ley de protección de datos?
La ley establece varias situaciones que se consideran una violación al derecho a la protección de datos personales. Entre ellas:
Recolectar información sin el consentimiento del trabajador, cuando este sea requerido.
Usar los datos para fines distintos a los informados al colaborador.
Compartir información con terceros sin autorización ni respaldo legal.
No implementar medidas de seguridad adecuadas, exponiendo los datos a filtraciones o pérdidas.
Negar a los colaboradores el acceso, rectificación o eliminación de sus propios datos.
En términos prácticos, esto significa que un área de RRHH que almacena contratos en carpetas físicas sin control de acceso, o que comparte datos sensibles por correo sin cifrado, estaría en falta frente a la nueva ley de protección de datos personales Chile.
¿Existen multas si se incumple con la ley de protección de datos?
Sí. La ley contempla un sistema de sanciones económicas que pueden ser graves para las empresas. Las multas se clasifican en tres niveles:
Infracciones leves: multas de hasta 500 UTM.
Infracciones graves: multas de hasta 10.000 UTM.
Infracciones gravísimas: multas de hasta 20.000 UTM.
Para dimensionar, una multa gravísima podría superar los 1.200 millones de pesos chilenos. Además del impacto económico, el daño reputacional que puede generar la exposición de datos de colaboradores es un riesgo que ninguna empresa debería subestimar.
¿Cómo asegurar la protección de datos de los colaboradores de mi empresa con Rex+?
El cumplimiento de la ley no solo depende de políticas internas, sino también de contar con herramientas tecnológicas que respalden el proceso. Rex+, como sistema de RH integral, ayuda a las empresas a garantizar la seguridad de los datos de sus colaboradores con funcionalidades clave:
Almacenamiento seguro en la nube: toda la información de contratos, finiquitos, vacaciones y remuneraciones se gestiona en un entorno protegido.
Trazabilidad y control de accesos: puedes definir qué perfiles tienen acceso a determinada información, reduciendo el riesgo de filtraciones.
Firma electrónica y gestión documental: permite un manejo transparente, eficiente y seguro de documentos laborales.
Actualizaciones normativas: Rex+ evoluciona junto a la regulación, asegurando que el software esté alineado con las exigencias legales.
De esta forma, además de optimizar la gestión de personas, tu empresa puede estar tranquila frente a los nuevos desafíos de la ley de protección de datos personales en Chile.
Conclusión
La entrada en vigencia de la nueva ley de protección de datos personales Chile no debe verse solo como una obligación legal, sino como una oportunidad para que las empresas fortalezcan la confianza con sus colaboradores y modernicen sus procesos de recursos humanos.
Adoptar un software de recursos humanos como Rex+ no solo facilita el cumplimiento normativo, sino que también impulsa la digitalización y la eficiencia de la gestión laboral. Prepararse desde hoy es la mejor estrategia para que, cuando la ley entre en vigor, tu empresa esté lista y un paso adelante.
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