La gestión eficiente del personal es uno de los mayores retos para las empresas en 2025, especialmente cuando hablamos de remuneraciones, asistencia y turnos de trabajo. Con la evolución de las normativas, como la Ley de 40 horas en Chile, y el avance en tecnologías como los sistemas de control de asistencia, las organizaciones deben adaptarse para evitar pérdidas económicas y problemas legales. En este artículo exploraremos las principales fallas, las sanciones más comunes y las soluciones tecnológicas para optimizar estos procesos.
Cómo las empresas pueden perder dinero por no gestionar correctamente la asistencia
Un control de asistencia deficiente puede generar un impacto financiero significativo en las empresas. Esto incluye:
- Pérdidas por horas no trabajadas: sin un sistema adecuado de registro, es fácil que las horas extras no se controlen correctamente o que se registren inasistencias como horas trabajadas, lo que genera pérdidas.
- Ausencias no detectadas: las inasistencias repetitivas y los retrasos pueden sumar millón de pesos al mes si no son identificados y gestionados a tiempo.
- Multas legales: en Chile, la Dirección del Trabajo establece que las empresas deben llevar un registro riguroso de asistencia. El incumplimiento de estas normativas puede derivar en multas que oscilan entre 1 y 60 UTM, dependiendo del tamaño de la empresa.
Solución: adoptar un reloj control de asistencia o sistemas más avanzados como los de registro híbrido es clave para reducir estas pérdidas.
Elegimos Rex+ por su enfoque integral en la gestión de remuneraciones, y la gestión integral dentro de la empresa, su facilidad de integración con nuestros sistemas existentes, y su capacidad para adaptarse a necesidades específicas.
— Bryan Vicencio: Subdirector de gestión de personas en USM
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Fallas comunes en la asignación de turnos y horarios del personal en las empresas
La gestión de turnos y horarios también presenta desafíos recurrentes:
- Confusiones en los horarios: Los errores en la planificación de turnos pueden provocar descoordinaciones entre los empleados, afectando el flujo de trabajo.
- Falta de comunicación: cuando los colaboradores no tienen acceso claro a sus horarios, pueden ocurrir faltas o retrasos involuntarios, que impactan tanto en el desempeño individual como en el de la empresa en general.
- Sobrecarga de turnos: la asignación desigual de turnos puede causar desgaste en el equipo, afectando tanto su salud, motivación y, en consecuencia,su rendimiento.
Soluciones: el uso de un servicio de software y consultoría como el de Shift Labor, que centraliza la gestión de turnos de trabajo, puede prevenir estos problemas, garantizando que cada colaborador tenga claridad sobre su planificación laboral. Además, el sistema automatizado de Shift Labor asegura que los turnos se asignen de manera equitativa, reduciendo el riesgo de sobrecargas y conflictos por preferencias.
“Antes de implementar Shift, muchos de nuestros clientes enfrentaban problemas recurrentes en la asignación de turnos. Con nuestra solución, hemos visto una reducción significativa en errores de planificación y un aumento en la satisfacción de los colaboradores, ya que tienen claridad sobre sus horarios y pueden organizar mejor su tiempo. Además, la automatización ha permitido que los supervisores dediquen menos tiempo a la gestión manual y más a tareas estratégicas.”
— Nelson Vásquez, Gerente General de Shift
Multas más comunes de la Dirección del Trabajo de Chile por incumplimiento de control de asistencia
En Chile, las normativas laborales exigen que las empresas mantengan un registro actualizado y verificable de la asistencia de sus trabajadores. Las sanciones más comunes por incumplimiento incluyen:
- Ausencia de un registro de asistencia confiable: la Ley exige que las empresas cuenten con sistemas como relojes de control de asistencia o registros digitales. Las empresas que carezcan de estos sistemas pueden enfrentar multas considerables.
- Inexactitud en los registros: la información incompleta o incorrecta en los registros también puede derivar en sanciones.
- Incumplimiento de la Ley de 40 horas: con esta normativa, las empresas deben ajustarse a jornadas laborales más cortas, garantizando que los registros de asistencia sean precisos y reflejen las nuevas disposiciones.
Soluciones como un reloj control facial o sistemas híbridos permiten cumplir con las exigencias legales, minimizando riesgos.
Solución: Integrar sistemas de control de asistencia como los relojes de control facial o los sistemas híbridos, junto con herramientas como Rex+ permiten cumplir con las exigencias legales y minimizar riesgos. Esta integración optimiza el proceso de cálculo de salarios y otros beneficios, mejorando la eficiencia y reduciendo posibles errores.
“En nuestra empresa, no teníamos un sistema adecuado de control de asistencia, lo que nos puso en riesgo de recibir una multa de la Dirección del Trabajo. Al implementar estos sistemas, ahora podemos estar tranquilos de que cumplimos con todas las normativas y hemos evitado problemas legales.”
— Rodrigo Gómez, Director de Finanzas en DEF S.A.Tecnología
Afortunadamente, la tecnología ofrece múltiples opciones para mejorar la gestión del personal. Las opciones más efectivas incluyen
- Automatización del registro de asistencia: El uso de relojes de control híbridos o registros con tarjeta asegura que la información sea precisa y accesible en tiempo real. Esto minimiza la necesidad de intervención manual, que puede ser propensa a errores
- Sistemas centralizados: El software de Shift Labor se integra a herramientas de nómina (asistencia y remuneraciones) y facilitan la gestión de turnos de trabajo, evitando solapamientos y garantizando una asignación equitativa.
- Adaptación a la normativa: Soluciones como las que ofrece Rex+ integran el control de asistencia y gestión de remuneraciones en un solo lugar, asegurando que las empresas cumplan con las disposiciones legales.
- Acceso para los colaboradores: Brindar a los empleados acceso a sus horarios y registros fomenta la transparencia y reduce las confusiones.Esto también aumenta la satisfacción laboral al permitirles gestionar mejor su tiempo.
“El incumplimiento de la normativa laboral no solo implica sanciones económicas, sino también costos ocultos por errores en la gestión de turnos. En Shift, ofrecemos una solución que automatiza este proceso, asegurando registros precisos, cumplimiento legal y una administración eficiente del tiempo laboral, lo que permite a las empresas reducir riesgos y optimizar sus recursos.”
— Masato Wada, Chief Customer Officer
¿Cómo puedo reducir errores en el marcaje de asistencia?
La combinación de Shift Labor y Rex+ representa una solución integral para las empresas dado que no solo optimiza la gestión del personal, sino que también ofrece una mayor seguridad legal y agilidad operativa. Mientras Shift ofrece herramientas específicas para la planificación y gestión de turnos, Rex+ integra el control de asistencia con el cálculo de remuneraciones, creando un ecosistema único que minimiza errores y mejora la eficiencia.
Entre sus principales funcionalidades se incluyen:
- Relojes de control facial e híbrido, que permiten una verificación de asistencia precisa.
- Gestor de turnos automatizado, que elimina los errores en la planificación y garantiza la distribución justa de las horas laborales.
- Cumplimiento normativo con la Ley de 40 horas, asegurando que las jornadas laborales se ajusten a las nuevas normativas sin afectar la productividad.
Conclusión: un paso hacia el futuro
Las empresas que incorporan herramientas como Shift Labor y Rex+ no solo garantizan el cumplimiento de la normativa laboral chilena, sino que también mejoran la productividad, reducen costos y fomentan un entorno de trabajo más transparente y eficiente.
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