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Habilitar la firma digital para documentos en un sistema de RH permite a las empresas chilenas formalizar contratos, anexos y liquidaciones de sueldo de manera segura y legal.
En Chile, la Ley 19.799 regula la firma electrónica simple y la firma electrónica avanzada. Integrar un software de firma digital en un sistema de recursos humanos agiliza procesos, reduce errores y mejora la experiencia del colaborador. Además, plataformas como Rex permiten gestionar la firma digital directamente desde el portal del trabajador, asegurando trazabilidad, respaldo legal y cumplimiento normativo.
Implementarla es clave para la transformación digital en la gestión de personas.
Hoy, hablar de transformación digital en Recursos Humanos ya no es opcional. En ese contexto, la firma digital para documentos se ha convertido en una herramienta esencial para modernizar procesos, reducir tiempos y cumplir con la normativa chilena.
Además, en un escenario donde el trabajo híbrido y remoto es cada vez más común, contar con un sistema de RH que permita gestionar contratos, anexos y otros documentos laborales de manera electrónica ya no es un lujo: es una necesidad estratégica. Por eso, en este artículo te explicamos cómo habilitarla, qué exige la ley en Chile y cómo integrarla correctamente en tu organización.
Más del 70% de las empresas chilenas está en proceso de digitalización, según datos del Ministerio de Economía. Además, el Instituto Nacional de Estadísticas confirma un crecimiento sostenido en el uso de herramientas digitales en procesos administrativos.
En este contexto, seguir gestionando contratos en papel no solo es ineficiente: puede transformarse en una desventaja competitiva. Implementar firma digital para documentos dentro de un sistema de RH ya no es opcional, es una decisión estratégica para mantener eficiencia, cumplimiento y competitividad.
¿Por qué es necesaria la firma digital en la actualidad?
En primer lugar, la digitalización de los procesos laborales exige rapidez y trazabilidad. Según la Ley 19.799 sobre documentos electrónicos y firma electrónica, la firma electrónica tiene la misma validez jurídica que la manuscrita, siempre que cumpla los requisitos establecidos.
Por lo tanto, implementar firma digital para documentos oficiales permite a las empresas firmar contratos, anexos y cartas de amonestación sin necesidad de presencialidad. Esto no solo reduce costos operativos, sino que también mejora la experiencia del colaborador.
Asimismo, la Dirección del Trabajo ha reconocido la validez de documentos laborales firmados electrónicamente, siempre que se garantice identidad, integridad y acceso al trabajador. En consecuencia, la firma digital deja de ser una tendencia y pasa a ser una herramienta de cumplimiento.
Finalmente, desde la perspectiva de gestión de personas, digitalizar la firma impacta directamente en la eficiencia del equipo de RR.HH., liberando tiempo para tareas estratégicas.
¿Cómo sacar el máximo provecho a la firma digital?
Para aprovechar al máximo la firma digital para documentos, es clave integrarla dentro de un sistema de recursos humanos y no gestionarla como un proceso aislado. Es decir, no basta con usar una app para firma digital: debe estar conectada al ciclo completo del trabajador.
Imagen a insertar: captura de pantalla plataforma
Por ejemplo, al integrar un software de firma digital con un software remuneraciones, puedes generar un contrato, enviarlo al colaborador, firmarlo electrónicamente y almacenarlo automáticamente en su carpeta digital. De esta manera, se evita la duplicidad de información y se asegura trazabilidad.
Además, un buen programa para firma digital de documentos debe permitir auditoría, registro de fecha y hora, y validación de identidad. Esto resulta especialmente relevante cuando hablamos de firma digital contrato o anexos laborales.
En resumen, el mayor beneficio se obtiene cuando la firma digital está integrada en el sistema de RH y no funciona como una herramienta independiente.
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¿Qué tipos de documentos se pueden firmar en una empresa?
En Chile, una empresa puede utilizar la firma digital de documentos para una amplia variedad de archivos laborales. Entre ellos:
- Contratos de trabajo
- Anexos contractuales
- Liquidaciones de sueldo
- Pactos de teletrabajo
Reglamentos internos - Cartas formales
Ahora bien, es importante diferenciar entre firma digital simple y avanzada. No todos los documentos requieren el mismo nivel de certificación. Mientras algunos trámites internos pueden firmarse con firma digital simple, otros —como ciertos documentos con mayor exigencia legal— pueden requerir firma digital avanzada.
Por eso, antes de implementar un software de firma digital, es recomendable revisar qué tipo de documentos firmará tu empresa y bajo qué estándar.
¿La firma electrónica debe estar certificada por alguna entidad certificadora?
Aquí surge una de las dudas más frecuentes: ¿la firma digital certificada es obligatoria?
La Ley 19.799 distingue entre firma electrónica simple y firma electrónica avanzada. La firma digital avanzada requiere un prestador acreditado ante el Estado, lo que otorga mayor nivel de seguridad jurídica.
En Chile, las entidades certificadoras deben cumplir con los requisitos establecidos por el Ministerio de Economía. De hecho, el registro oficial de prestadores acreditados se encuentra disponible en el sitio del Gobierno de Chile.
Por lo tanto, si tu empresa necesita firma digital para documentos oficiales de alto impacto legal, lo recomendable es optar por firma digital avanzada emitida por un proveedor certificado.
Diferencia entre firma digital simple y firma digital avanzada
Criterio | Firma electrónica simple | Firma electrónica avanzada |
Definición legal | Cualquier mecanismo electrónico que permita aceptar un documento digital. | Firma electrónica certificada que utiliza un certificado digital emitido por un prestador acreditado. |
Base normativa | Regulada por la Ley 19.799 | Regulada por la Ley 19.799 |
Certificación obligatoria | ❌ No requiere certificación por entidad acreditada. | ✅ Sí requiere certificación por un prestador acreditado ante el Estado. |
Entidad certificadora | No aplica. | Debe ser emitida por un prestador inscrito en el registro oficial del Ministerio de Economía. |
Nivel de seguridad jurídica | Medio. Puede requerir prueba adicional en caso de juicio. | Alto. Tiene el mismo valor probatorio que una firma manuscrita ante tribunales. |
Validación de identidad | Puede ser básica (correo, OTP, clave personal). | Validación robusta y vinculada a un certificado digital único. |
Integridad del documento | Garantiza aceptación, pero con menor respaldo técnico. | Garantiza identidad, integridad y no repudio del documento firmado. |
Uso común en empresas | Contratos laborales, anexos simples, liquidaciones de sueldo, reglamentos internos. | Documentos oficiales de alto impacto legal o contractual. |
Costo de implementación | Generalmente más bajo. | Mayor costo por certificación y validación formal. |
Integración en sistemas de RH | Fácil integración en portales del colaborador y sistemas como Rex. | También integrable en sistemas de RH, especialmente cuando se requiere mayor respaldo legal. |
Valor probatorio ante tribunales | Puede requerir acreditación adicional. | Equivalente a firma manuscrita, salvo prueba en contrario. |
¿Qué nos dice realmente esta comparación?
La diferencia entre firma electrónica simple y firma electrónica avanzada no es solo técnica, sino estratégica. Mientras la firma simple ofrece agilidad y eficiencia para procesos internos de gestión de personas, la firma avanzada entrega un nivel superior de respaldo jurídico, equivalente a la firma manuscrita ante tribunales.
En términos prácticos, la decisión no es “una u otra”, sino cuándo usar cada una. Para contratos laborales, anexos y documentación operativa dentro de un sistema de RH, la firma simple suele ser suficiente y eficiente. Sin embargo, cuando el documento implica mayor riesgo legal o contractual, la firma avanzada se transforma en una capa adicional de protección.
En definitiva, entender esta diferencia permite a las empresas optimizar costos, mantener cumplimiento normativo y tomar decisiones informadas dentro de su estrategia de transformación digital.
Errores comunes que invalidan una firma digital
Antes de implementar un sistema de RH con firma digital, revisa que no estés cometiendo estos errores:
- No validar correctamente la identidad del firmante (sin doble autenticación o trazabilidad).
- Utilizar certificados digitales vencidos o no acreditados.
- Modificar el documento después de firmado sin dejar registro formal.
- No permitir al trabajador descargar o conservar su documento firmado.
- Usar plataformas que no registran fecha, hora y consentimiento explícito.
- No contar con respaldo de auditoría en caso de fiscalización o juicio.
En definitiva, la clave no es solo “tener firma digital”, sino implementarla correctamente dentro de un sistema que garantice identidad, integridad y acceso, tal como lo exige la Ley 19.799.
¿Cómo integrar firma digital en una empresa (Con y sin Rex)?
Sin un sistema integrado
Si tu empresa no cuenta con un software de recursos humanos, el proceso suele ser más fragmentado. Primero se genera el documento, luego se exporta en PDF, posteriormente se envía por correo y finalmente se firma en una app para firma digital externa.
Aunque este modelo funciona, implica mayor riesgo de errores, pérdida de documentos o falta de trazabilidad. Además, dificulta la automatización y la centralización en la gestión de personas.
Con un sistema integrado como Rex
Cuando la firma digital para documentos está integrada en un sistema de RH como Rex+, el proceso cambia radicalmente.
El documento se genera dentro del sistema, se envía al portal del colaborador y se firma digitalmente sin salir de la plataforma. Luego, queda almacenado automáticamente en su ficha laboral.
Además, Rex puede integrarse con proveedores especializados como Sovos, fortaleciendo el cumplimiento normativo y la validez legal de los documentos electrónicos.
¿Cómo funciona la firma digital en Rex+?
La firma digital en Rex+ opera a través de un flujo simple, trazable y 100% online dentro del sistema de RH y el portal del colaborador.
1️ Se genera el documento
El área de Recursos Humanos crea el documento (por ejemplo, contrato o anexo) desde la ficha del trabajador. Una vez emitido, el sistema lo envía automáticamente a las personas que deben revisarlo o firmarlo.
2️ El sistema notifica a los involucrados
Los firmantes reciben una notificación por correo electrónico indicando que tienen un documento pendiente. Además, pueden visualizarlo directamente desde el portal del colaborador en la sección de “Firmas pendientes”.
3️ Revisión del documento
Antes de firmar, el colaborador o apoderado puede revisar el contenido completo del documento digital. Esto asegura transparencia y consentimiento informado.
4️ Firma electrónica con clave personal
Para firmar, el usuario ingresa su clave o PIN de firma electrónica. Este paso valida su identidad y deja registro de la aceptación formal del documento.
5️ Registro y trazabilidad automática
Una vez firmado, el sistema registra fecha, hora e identidad del firmante. El documento cambia automáticamente su estado a “Firmado” y queda respaldado dentro del sistema.
6️ Almacenamiento en la carpeta digital
Finalmente, el documento queda disponible en el portal del colaborador, en la sección “Mis documentos”, donde puede ser descargado o consultado en cualquier momento.
¿Qué garantiza este flujo de firma en tu empresa??
- Identificación del firmante
- Integridad del documento
- Registro de fecha y hora
- Acceso permanente al trabajador
- Respaldo ante fiscalizaciones
En consecuencia, la firma digital en Rex+ no solo agiliza la gestión documental, sino que también asegura trazabilidad y cumplimiento dentro del ecosistema de gestión de personas.
Cómo Rex implementa la firma digital desde el portal del colaborador
Desde el portal del colaborador, el trabajador puede acceder a su documento con firma digital, revisarlo y firmarlo desde cualquier dispositivo. Esto facilita la adopción en contextos de trabajo remoto o en empresas con múltiples sucursales.
Además, el sistema registra fecha, hora y validación de identidad, garantizando la integridad del documento con firma digital. Todo queda almacenado en la carpeta digital del trabajador, lo que simplifica auditorías y fiscalizaciones.
En consecuencia, la firma digital Chile deja de ser un trámite complejo y se convierte en una experiencia simple, segura y alineada con la normativa vigente.
Conclusión
La firma digital para documentos es una herramienta estratégica para cualquier empresa que quiera modernizar su gestión de personas y cumplir la normativa chilena.
Además de optimizar tiempos y reducir costos, fortalece la trazabilidad y mejora la experiencia del colaborador. Sin embargo, el verdadero potencial se alcanza cuando está integrada en un sistema de recursos humanos como parte de un ecosistema digital completo.
Por lo tanto, si estás evaluando cómo obtener firma digital en Chile o cómo crear firma digital dentro de tu organización, el primer paso es revisar tu infraestructura tecnológica y optar por soluciones integradas y certificadas.
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Puedes obtener firma digital en Chile a través de prestadores acreditados bajo la Ley 19.799. Dependiendo del uso, puedes optar por firma electrónica simple o firma electrónica avanzada emitida por un proveedor certificado.
Debes contratar un proveedor acreditado como entidad certificadora, validar tu identidad y recibir un certificado digital. Este tipo de firma ofrece mayor respaldo legal. Si usas plataformas con Rex, existe la posibilidad de activar la firma digital simple o avanzada.
El documento debe garantizar identidad del firmante, integridad del contenido y acceso posterior. En el caso de firma digital avanzada, debe ser emitida por un prestador acreditado según la Ley 19.799.
Existen diversas empresas acreditadas en Chile. Además, plataformas como Rex pueden integrarse con proveedores especializados como Sovos, facilitando el cumplimiento normativo.
La firma digital simple acredita aceptación, pero la avanzada incluye certificación por un prestador acreditado, otorgando mayor seguridad jurídica y valor probatorio.
