La digitalización llegó para facilitarnos cientos de procesos, y uno de ellos son aquellos documentos laborales que mensualmente deben ser validados por tus colaboradores. Hoy en día podemos darles validez legal a través de la firma electrónica.
Estas equivalen a la forma digital de la firma tradicional en papel, y al igual que esta, representa a una persona y su voluntad de aceptar o estar de acuerdo con un documento, en este caso, electrónico.
Para que se lleve a cabo correcta y legalmente, la firma electrónica debe contar con una certificación válida y emitida por alguna autoridad de entidad pública según el país correspondiente. En Chile está regulada por la Ley 19.799.
Tipos de firma electrónica
Es importante conocer a qué tipo de firma electrónica puedes acceder, ya que la debes considerar según los documentos digitales que tienes. Estas son:
Firma electrónica simple: como su nombre lo indica no tiene mucha dificultad. Tienden a ser documentos electrónicos como emails, declaraciones, notas de crédito, pagarés, entre otros.
Esta puede ser firmada en distintos formatos y esto la vuelve muy versátil, aunque es posible que, para documentos más relevantes, se solicite más elementos que la respalden.
Firma electrónica avanzada: a diferencia de la anterior, esta firma digital implica obligatoriamente el uso de un dispositivo conocido como token (similar a un pendrive) que transporta la firma.
Con esto te permite firmar cualquier documento, como promesas de compraventa, contratos y documentos financieros, documentos bancarios y más.
Podemos agregar que tiene mayor seguridad que la simple y que tiene un mayor respaldo.
Beneficios de firmas electrónicas
Las firmas electrónicas traen cientos de beneficios para cualquier empresa. Los que más podemos destacar son:
Mayor seguridad de los documentos
Cada documento cumple con una alta seguridad y confidencialidad, además de que el contenido firmado digitalmente no puede ser alterado ni editado de ninguna forma.
Así se garantiza la autenticación del mismo y la identidad del firmante, siendo el contenido del mensaje conocido solo por quienes estén autorizados.
Ahorras tiempo
Algo realmente favorable de la era digital, es que todo está a un clic y desde cualquier lugar. Por lo mismo, las firmas electrónicas te ayudan a ahorrar muchísimo tiempo.
Esto no solo aplica para el tema administrativo, sino también para los colaboradores, que podrán evitar hacer trámites presenciales; desplazamientos a oficinas, filas y/o largos procesos manuales. No es necesario ir a un espacio físico para firmar; basta con tener acceso a internet.
Con Rex+, por ejemplo, tus colaboradores pueden firmar electrónicamente gracias al portal del colaborador cualquier documento que se le asigne como liquidaciones de sueldo, anexos de contratos, entre otros.
Aumenta la competitividad de tu empresa
Mediante un software de remuneraciones puedes agilizar tus procesos y la disminución de errores de los mismos.
Cabe destacar que es una excelente herramienta para facilitar cualquier proceso legal, por lo que no solo podría contribuir a retener a tus colaboradores, sino que a dejar una excelente experiencia para tus clientes.
Recordemos también que una alta competitividad impulsa la innovación, lo que sería otro elemento diferenciador para tu empresa.
Mayor eficiencia en los procesos
Puedes llevar un mayor orden en la gestión de documentos y archivos, además de acceder a información cada vez que lo estimes conveniente. Esto es gracias a que la información estará en un formato más organizado, dinámico y ágil.
Es decir, a un solo clic puedes acceder a todas tus firmas ya hechas o simplemente firmar.
Puedes hacer firmas masivas
¿Te imaginas firmar múltiples documentos con un solo clic? ¿Firmar liquidaciones de sueldo en el mismo minuto? Pues con las firmas electrónicas puedes hacerlo.
Con Rex+ tienes la opción de seleccionar múltiples documentos laborales y firmarlos así de rápido y fácil.
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