Tener un registro adecuado de las entradas y salidas de los colaboradores es muy importante para una empresa que tiene una plataforma de control de asistencia.
Además de su funcionalidad y ventajas, esta herramienta también es regulada por la normativa de la Dirección del Trabajo, especialmente el dictamen 2927-58 sobre sistemas digitales de marcaje de asistencia.
La resolución define criterios mínimos que deben cumplir estos sistemas para que puedan ser implementados en las empresas. ¿Cuáles son?
A continuación te contamos algunos puntos fundamentales que una plataforma de asistencia debe tener.
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Accesibilidad
Para empezar, la accesibilidad es uno de los factores más importantes, pues de esto depende su fiscalización y buen funcionamiento.
Es decir, un control de asistencia en una empresa debe ser accesible para los trabajadores, garantizando confidencialidad de los datos registrados. Además, debe ser de fácil acceso para los fiscalizadores que podrán revisar reportes de asistencia de manera presencial o remota.
Cabe resaltar que el empleador es el responsable de mantener disponible la plataforma con la información debidamente actualizada.
Identificación
Una vez que el sistema es accesible para todos los trabajadores, este también debe garantizar la correcta identificación de cada colaborador que marque su asistencia. Esto puede realizarse a través de diferentes mecanismos de identificación como biométrico, tarjetas con banda, usuario y clave, entre otros.
Registro adecuado
Es esencial que el sistema de marcaje esté adecuado a los horarios o turnos de la empresa. Una plataforma que no es configurable, no podrá registrar los diferentes horarios de los trabajadores o, por ejemplo, las horas extras.
Este factor permite el correcto pago de las remuneraciones y el cumplimiento de los límites legales establecidos. Si deseas evitar multas y sanciones, opta por una plataforma de asistencia adecuada.
Entrega de comprobante
Según la DT, una plataforma de control de asistencia debe entregar un comprobante de los marcajes realizados por los colaboradores. Este comprobante puede realizarse a través de un formato imprimible pero la tendencia es que sea digital mediante un e-mail.
Reportería semanal
Los sistemas de asistencia deben brindar la posibilidad de obtener de manera automática los resúmenes de tiempos trabajados de forma semanal o en periodos de tiempos que el empleador requiera.
Esto ayuda a que, ante una fiscalización por parte de la autoridad de trabajo, se tenga a la mano la información sobre las horas laboradas de los colaboradores.
Verificación
Antes de la implementación de un sistema de control de asistencia, la Dirección del Trabajo indica que estas herramientas deben ser analizadas y aprobadas por entidades que puedan certificar su correcto funcionamiento.
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